หลัก 5 ป. กับการบริหารงานอย่างมีคุณภาพ

การบริหารงานไม่ว่าจะทำสิ่งใดก็แล้วแต่ให้เริ่มจาก 5 ป. นี้เพื่อให้จดจำและทำได้ตามลำดับ

1. เป้าหมาย : เป้าหมายอยู่ปลายทาง แต่เป็นจุดเริ่มต้นของต้นทาง ถ้าเป้าหมายถูกต้องขั้นตอนต่างๆ ที่ตามมาก็จะถูกต้อง ดังนั้นสิ่งแรกที่ต้องมี คือ เป้าหมาย และต้องเป็นเป้าหมายที่ถูกต้อง โดยตอบได้ว่า ทำไม(Why) เป้าหมายนี้ถึงสำคัญ และทำไมอยากให้เป้าหมายนี้สำเร็จ ถ้าสำเร็จแล้วจะได้อะไรแล้วอย่างไรต่อ
2. ปัจจุบัน : เพื่อให้รู้ว่าปัจจุบันเราเป็นอย่างไร ทำได้ระดับใด การที่เรารู้และเข้าใจสถานะปัจจุบันจะช่วยให้เรารู้ว่าตอนนี้เราอยู่ตรงไหน และยังห่างจากเป้าหมายเท่าไหร่ เพื่อให้รู้ระยะห่างและระยะเวลาที่เหลือที่จะทำให้เป้าหมายนั้นสำเร็จ ถ้าเราไม่รู้ปัจจุบันเลยหรือรู้แล้วผิดก็จะเป็นการเริ่มต้นก้าวเดินที่ทำให้หลงทางได้
3. เปลี่ยนแปลง : การที่เราต้องการให้อนาคตสำเร็จ เราต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างในปัจจุบัน ต้องเกิดการแลกเปลี่ยนเพื่อให้ได้ในสิ่งที่ไม่เคยได้ หลักในข้อนี้จะช่วยให้เราคิดหาวิธีที่จะทำให้สำเร็จโดยการเปลี่ยนแปลง เช่น เปลี่ยนแปลงกระบวนการ เปลี่ยนแปลงงาน เปลี่ยนแปลงเครื่องมือ เปลี่ยนแปลงคน เป็นต้น การเปลี่ยนแปลงอาจไม่ใช่อย่างเดียว แต่เราต้องเลือกเส้นทางที่คิดว่าดีที่สุดต่ำเป้าหมาย คุ้มค่าและมีโอกาสที่จะได้เมื่อตัดสินใจที่จะเปลี่ยน
4. ประสิทธิภาพ : เมื่อเราเริ่มเปลี่ยนแปลงแล้ว สิ่งที่เราต้องพิจารณาก็คือ การได้ผลลัพธ์ที่มาก จากการใส่ทรัพยากรที่น้อย ทำน้อยแต่ได้มาก และได้ตามเป้าหมาย เพื่อให้สิ่งที่ทำเกิดประสิทธิภาพสูงสุด คุ้มค่า
5. ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง : สิ่งที่เราไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบแม้ว่าเราจะต้องใจให้ดีที่สุด แต่ทุกอย่างก็จะเปลี่ยนแปลงทำให้เราต้องพยายามปรับเปลี่ยน และปรับปรุงเพื่อให้เข้าใกล้ความสมบูรณ์แบบให้ได้อยู่เสมอ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจึงเป็นหัวใจของการบริหารเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน

หลักการ 5 ป. สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ทั้งเป้าหมายระยะสั้นระดับปฏิบัติงาน ระยะกลาง รวมถึงระยะยาวที่เป็นเชิงกลยุทธ์ เวลาที่เราจะบริหารสิ่งใดให้เกิดผลสำเร็จอย่างมีคุณภาพลองปรับใช้หลักการ 5 ป.(เป้าหมาย ปัจจุบัน เปลี่ยนแปลง ประสิทธิภาพ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง)

ธวัชชัย บัววัฒน์