แนวคิดลีนกับการแก้ปัญหาในภาวะวิกฤติ

แนวคิดหนึ่งที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนกิจการ ก็คือ แนวคิดแบบลีน( Lean Thinking)คือ แนวคิดที่

• เน้นการปรับปรุงและสร้างกระบวนการให้มีคุณค่าและ
• ส่งมอบคุณค่านั้นให้ตรงตามสิ่งที่ลูกค้าต้องการอย่างพอดี ไม่มากไม่น้อย ไม่เร็วไม่ช้า
• โดยมีประสิทธิภาพที่สูงและคงไว้ด้วยต้นทุนที่ต่ำ
• หากคุณค่าเปลี่ยนแปลงไป ก็หาคุณค่าที่เปลี่ยนของลูกค้าให้เจอและตอบสนองให้พอดี
• ทำอย่างนี้สม่ำเสมอและไม่สิ้นสุดในการพัฒนา

ซึ่งเราจะสามารถทำสิ่งนั้นได้ 100% ตลอดเวลาทั้งคุณภาพและปริมาณ ก็ต่อเมื่อเรารู้ล่วงหน้าถึงความต้องการและวางแผนเตรียมตัวในสิ่งที่ลูกค้าต้องการแล้วลดความเสี่ยงกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

แต่ปัญหาการแพร่ระบาดของ โควิท19(Covid-19)ไม่ได้เป็นอย่างนั้นการรู้ล่วงหน้าเกิดขึ้นในระยะเวลาที่สั้นมาก ส่งผลให้หลายองค์กรที่ต้องรอรับการสั่งการจากผู้บริหารระดับสูง หรือรอการแจ้งเตือนจากซัพพลายเออร์หรือลูกค้า จะเตรียมการและรับมือไม่ทันกับสถานการณ์ระบาดที่เกิดขึ้น การมีระดับสต๊อกที่น้อยแค่เพียงพอ หรือระบบ Just in Time (ที่มาส่งเท่าที่ต้องการในเวลาที่ต้องการ) จึงทำให้หลายกิจการต้องหยุดเพราะไม่มีวัตถุดิบและสินค้าเพียงพอสำหรับการผลิต

คำถามคือ ทำไม   เพราะสิ่งสำคัญที่สุดของวัฒนธรรมหรือนิสัยในการทำงานแบบลีน ก็คือ การปรับสถานการณ์ปัจจุบันให้เหมาะสมด้วยการมีส่วนร่วมของทุกคน เรียนรู้อย่างรวดเร็วและตอบสนองกับความเสี่ยงที่จะมีผลให้เกิดการหยุดชะงักของงานที่จะไม่สามารถตอบสนองคุณค่าที่ลูกค้าต้องการได้ การติดตามเป้าหมายและผลลัพธ์จึงเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอจนเป็นนิสัย

เครื่องมือหนึ่งในการแก้ปัญหาแบบลีน เรียกว่า ห้องประชุม OBEYA หรือ War Room คือ วิธีการหนึ่งที่ทำเป็นประจำในการทำงานแบบลีน เมื่อเกิดปัญหาหรือวิกฤตที่ต้องแก้ไขทันที ข้อมูลทั้งหมดและผู้ที่เกี่ยวข้องจะเข้ามาประชุมพร้อมกัน เพื่อกำหนดแผนเผชิญเหตุ ประสานงาน แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และนำไปสู่การจัดการอย่างเร่งด่วนร่วมกัน เกิดเป็นแผนปฏิบัติรวมถึงจัดให้มีการสื่อสารกับผู้คนที่ได้รับผลกระทบเพื่อเตรียมการวางแผนต่อไป

วิธีการนี้จะช่วยให้การแก้ปัญหามีประสิทธิภาพ ช่วยลดความสูญเปล่าในการทำงาน ลดการแก้ไขปัญหาที่ต้องตอบโต้กันไปมาให้สามารถตัดสินใจและรับมือกับวิกฤตได้ทันที ตามรูปแบบการคิดแบบลีน ที่ต้องรู้ปัญหาให้เร็ว และแก้ปัญหาให้ไว