5W 1H ระบุปัญหาอย่างไรให้ตรงจุด

การระบุปัญหาที่แท้จริง จะนำไปสู่การแก้ปัญหาได้ตรงจุด
.
ทุกครั้งที่เจอปัญหา…สิ่งแรกที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน..คือ
.
การรีบหาสาเหตุ หรือการแก้ปัญหา
.
แต่ความจริงแล้วมันมีกระบวนการเล็กๆ แต่สำคัญมากก่อนที่เราจะไปหาสาเหตุของปัญหาหรือการแก้ไข
.
การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่าง เร่งด่วน อาจมีความจำเป็นเฉพาะสถานการณ์ แต่สุดท้ายคุณก็ต้องพึ่งการแก้ปัญหาที่แท้จริง ด้วยกระบวนการที่เป็นระบบอยู่ดี
.
กระบวนการที่เป็นระบบและสำคัญนี้เรียกว่า
“การระบุปัญหาที่แท้จริง”
.
กระบวนการนี้จะช่วยให้เราระบุปัญหาได้แคบลง และตรงปัญหามากยิ่งขึ้น ที่สำคัญ คือ ช่วยให้เราหาสาเหตุได้ตรงจุดมากยิ่งขึ้น
.
การระบุปัญหาที่แท้จริง นั้น ประกอบไปด้วยรายละเอียดหลัก 6 ข้อ คือ 5W1H (What, When, Where, Why, Who, How)
.
ตัวอย่างเช่น ปัญหาของกิจการ คือ ยอดขายลดลง 30%
.
ถ้าเราตั้งโจทย์ปัญหาว่า ยอดขายลดลง 30% แล้วให้ระดมความคิด ใช้คำถาม Why Why คำตอบที่ได้จะกว้างมาก อาจระบุสาเหตุได้เป็น 10-20 สาเหตุ และอาจเป็นไปได้ทั้งหมด
.
แต่ถ้าเราใช้เทคนิคการระบุปัญหาที่แท้จริง ก่อนการหาสาเหตุ เราจะทำให้ปัญหาแคบลง และตรงประเด็นมากขึ้น คือ
.
ยอดขายลดลง 30%
(What) ปัญหาคืออะไร จากสินค้าอะไร เป็นหลัก
(When) ยอดขายเริ่มลดลงเมื่อไหร่ ช่วงไหน
(Where) ยอดขายลดลงจากที่ไหน ส่วนไหน
(Why) ทำไมปัญหานี้ถึงสำคัญ หรือต้องได้รับการแก้ไข
(Who) ใครบ้างที่มีส่วนโดยตรงกับเรื่องนี้ ใครเกี่ยวข้องบ้าง
(How much) เป็นปริมาณ หรือมูลค่าเท่าไหร่
.
ดังนั้น จากปัญหา “ยอดขายลดลง 30%” จะได้การระบุปัญหาใหม่ ดังตัวอย่าง เช่น
“ยอดขายสินค้าประเภทของใช้เด็กลดลง ตั้งแต่เดือน ตุลาคม 2018-ปัจจุบัน ในส่วนร้านค้าที่ไม่ใช่ห้างโดยเฉพาะในเขตภาคอีสาน เป็นปัญหาสำคัญที่ทำให้ยอดขายภาพรวมลดลง 30% โดยผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ คือ Sale ภาคอีสาน, ฝ่ายการตลาด และการขนส่ง” เป็นต้น
.
จากตัวอย่างการระบุปัญหาดังกล่าวที่ชัดเจนและแท้จริง มากขึ้นจะช่วยให้เราสามารถโฟกัส และมุ่งหาสาเหตุได้ง่ายและตรงประเด็นมากยิ่งขึ้น
.
การแก้ปัญหานี้สามารถนำไปใช้ได้ในทุกๆ ปัญหาของกิจการ การทำงาน หรือปัญหาส่วนตัว
.
ดังนั้นเมื่อเราเจอปัญหา ลองใช้เทคนิคการระบุปัญหา 5W1H ก่อนค่อยมาหาสาเหตุ จะช่วยให้เราทำงาน และแก้ปัญหาได้ง่าย เร็ว และตรงประเด็นมากยิ่งขึ้น
.
แล้วค่อยตามมาด้วยการการแก้ไขที่สาเหตุนั้น
การสร้างมาตรฐาน..และการป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นในอนาคต