การเพิ่มผลผลิต (Productivity)ทำไมถึงมีความสำคัญกับองค์กร ?
ผลงาน หรือ ผลผลิต คือ ผลสะท้อนความมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการของแต่ละองค์กรว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด ถ้าในแต่ละกระบวนการขององค์กร มีผลผลิตที่ดีก็จะส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพและผลผลิตในภาพรวมขององค์กรดีไปด้วย แต่ถ้าผลผลิตแต่ละกระบวนการไม่ดี ก็ย่อมส่งผลต่อภาพรวมที่ไม่ดีตามไปด้วยเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าองค์กรจะมีผลผลิตที่ได้ก็เกิดจากการร่วมมือกันสร้างผลผลิตที่ดีในแต่ละกระบวนการให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
ดังนั้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญของทุกคนในองค์กร ในการเพิ่มผลงานและรักษาการเติบโตขององค์กรไว้ให้ได้อย่างต่อเนื่อง
แนวทางที่สำคัญในการเพิ่มผลการทำงานของแต่ละกระบวนการ มี 3 แนวทางด้วยกัน คือ

1. การค้นหาโอกาสในการพัฒนาการทำงานตัวเองให้ดีขึ้น
2. แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการให้หมดไป และ
3. รักษามาตรฐานของกระบวนการที่ดีไว้ให้ได้

ซึ่งทั้ง 3 แนวทางจำเป็นต้องอาศัย เครื่องมือและเทคนิคเพื่อให้การเพิ่มผลการทำงานให้ดีขึ้น เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเทคนิคบางประการเราสามารถนำไปปรับใช้ในองค์กรได้ทันที เช่น :

การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: คำถามแรกก่อนการจะเพิ่มผลผลิตในการทำงานก็คือ เรามีเป้าหมายและวัตถุประสงค์แล้วหรือ ยัง ? เพราะการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและวัดผลได้จะช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและมุ่งเน้นความพยายามในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

การวัดประสิทธิภาพ: เราจะรู้ได้อย่างไรว่าเรามาถูกทาง หรือ ผลผลิตเราดีเข้าใกล้เป้าหมายแล้วหรือยัง ? การวัดผลจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการวัดและติดตามระดับประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอสามารถช่วยองค์กรระบุส่วนที่จำเป็นต้องปรับปรุง และติดตามความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป

ค้นหาคอขวดและกำจัดคอขวด: สิ่งสำคัญประการแรกที่มักจะเจอเมื่อเราต้องการค้นหาต้นเหตุของปัญหาในการทำงาน ก็คือ คอขวด ซึ่งการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์และการระบุคอขวดหรือความล่าช้าสามารถช่วยให้องค์กรระบุจุดที่สามารถทำการปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้ อย่างเร็วที่สุด แต่ความท้าทาย คือ เรารู้หรือไม่ว่าตรงไหนเป็นคอขวดที่ทำให้เกิดความล่าช้าที่สุดในกระบวนการ หาให้เจอและขจัดออกไป

หาเครื่องมือช่วยให้การทำงานที่ซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติมากขึ้น: การใช้เทคโนโลยีเพื่อทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลา ซึ่งจะเป็นการเพิ่มผลผลิตได้ดีอีกวิธีหนึ่ง

การมีส่วนร่วมของพนักงานและรับฟังข้อเสนอแนะของพนักงาน: บางครั้งความต้องการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น มักเกิดไอเดียจากหัวหน้าสั่งการ แต่ความจริงแล้วพนักงานที่อยู่หน้างานอาจมีความคิดเห็นหรือไอเดียที่ง่ายและได้ผลกว่า ซึ่งเกิดจากประสบการณ์และความชำนาญ ดังนั้นการส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วมของพนักงานสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกลงทุนในความสำเร็จขององค์กรมากขึ้น และมีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำงานให้ดีที่สุด บางครั้งก็ได้ไอเดียที่ดีและง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ปัญหาหลายอย่างที่เราเจอในปัจจุบันเคยเกิดขึ้นแล้วในอดีต และกลับมาเกิดซ้ำๆ เหตุผลก็เพราะว่า เราหยุดปฏิบัติในสิ่งที่เราเคยทำ หรือหยุดและพอใจกับสิ่งที่เป็นอย่าง ดังนั้นการติดตามและประเมินระดับผลผลิตอย่างสม่ำเสมอและการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้สามารถช่วยองค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป ทั้งการรักษามาตรฐานและค้นหาวิธีพัฒนาอย่า่งต่อเนื่องจะเป็นส่วนช่วยที่สำคัญที่จะทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องได้เช่นกัน

การจัดการแบบลีน: การใช้หลักการจัดการแบบลีน คือ การลดความสูญเปล่าที่ไม่เกิดคุณค่า ตามที่วางแผนไว้ และที่สำคัญกระบวนการไม่ไหลอย่างต่อเนื่องติดขัด ดังนั้นการนำเทคนิค ลีน มาใช้ ด้วยหลัก 5 ประการ คือ ค้นหาคุณค่าให้เจอ, สร้างกระบวนการไหลให้ถูกต้อง, ทำให้เกิดการไหลอย่างต่อเนื่องของงาน, ใช้ระบบแนวคิดแบบดึง, และทำให้สมบูรณ์ขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพราะการวิเคราะห์และประยุกต์ใช้เทคนิคนี้จะช่วยให้องค์กรระบุและกำจัดความสูญเปล่า เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้เพิ่มผลผลิตได้

การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน: การให้ทักษะและความรู้ที่จำเป็นแก่พนักงานผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาสามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน หากเราต้องการเห็นองค์กรพัฒนาอยู่เสมอ การพัฒนาพนักงานของเราอยู่เสมอก็เป็นหนทางที่สำคัญในการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง

หลักสูตรการอบรมเพื่อการเพิ่มผลผลิตการทำงาน สนใจติดต่อ : https://wp.me/PbHc5B-1t

อ.ธวัชชัย บัววัฒน์ (Tawatchai Buawat)